E` una dichiarazione che riguarda fatti, stati e qualità personali non compresi nell`elenco delle autocertificazioni (vedi Autocertificazione) che siano a diretta conoscenza dell`interessato oppure relativi ad altri soggetti dei quali egli abbia diretta conoscenza e renda nel proprio interesse.

Sostituisce anche l`attestazione di conformità all`originale della copia di un documento conservato o rilasciato da una Pubblica Amministrazione, della copia di una pubblicazione, di titoli di studio, di servizio e di documenti fiscali conservati dai privati. Le dichiarazioni sostitutive hanno la stessa validità temporale degli atti che sostituiscono.
Le domande, comprese quelle per la partecipazione a concorsi pubblici, e le dichiarazioni sostitutive dell`atto di notorietà rivolte alle amministrazioni e ai gestori di servizi pubblici, non sono soggette all`autenticazione della sottoscrizione, in quanto sono sottoscritte davanti al dipendente addetto a ricevere la documentazione o inviate con allegata la fotocopia del documento d`identità del sottoscrittore.
L`autenticazione delle sottoscrizioni è ancora richiesta per le domande che riguardano la riscossione di benefici economici (pensioni, contributi, ecc.) da parte di terze persone e per le istanze e dichiarazioni rivolte ai privati.
La dichiarazione di chi non sa o non può firmare, in presenza di un impedimento a sottoscrivere, comunque in grado di intendere e di volere, è raccolta dal pubblico ufficiale che accerta l`identità della persona. La dichiarazione di colui che ha un impedimento temporaneo, per ragioni connesse allo stato di salute, è resa dal coniuge o, in sua assenza, dai figli o, in mancanza di questi, da altro parente fino al terzo grado davanti al pubblico ufficiale che dovrà accertare l`identità del dichiarante.

La possibilità di presentare dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà è consentita anche ai cittadini comunitari, relativamente ai cittadini di Stati non appartenenti all`Unione, regolarmente soggiornanti in Italia, è ammessa solo limitatamente ai casi in cui si tratti di comprovare stati, fatti e qualità personali certificabili o attestabili da parte di soggetti pubblici italiani.

Le amministrazioni sono tenute ad effettuare idonei controlli sulla veridicità delle dichiarazioni rese dai cittadini, qualora vengano riscontrate delle irregolarità, verrà informato l`interessato che dovrà regolarizzare o completare la dichiarazione resa. Oltre alle sanzioni penali previste dall`art. 76 del D.P.R. n. 445/00, la dichiarazione falsa comporterà anche la decadenza dai benefici del provvedimento adottato.

 

Per presentare dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà occorre presentarsi personalmente, muniti di un documento di riconoscimento valido, al funzionario dell’Ente competente a ricevere la documentazione, oppure sottoscrivere la dichiarazione e inviarla, anche via fax o posta elettronica certificata, con allegata la fotocopia di un documento di identità in corso di validità.
Soltanto nei rari casi, sopra descritti, in cui l’autenticazione della sottoscrizione è ancora prescritta, presentarsi da un notaio, cancelliere, segretario comunale, dal dipendente addetto a ricevere la documentazione o altro dipendente incaricato dal Sindaco (Sportello per il cittadino).